LIMA UNSUR PENTING DALAM PERUSAHAAN

Dalam perekonomian, perusahaan dapat bertindak sebagai perantara antara sumber faktor produksi dan konsumen. Meliputi sarana, organisasi dan lembaga lembaga yang secara langsung ataupun tidak langsung berhubungan dengan produksi dan distribusi barang serta jasa untuk memuaskan kebutuhan konsumen.  Perusahaan dapat didefinisikan sebagai suatu organisasi prosukdi yang menggunakan dan mengkoordinir sumber-sumber ekonomi untuk memuaskan kebutuhan dengan cara yang menguntungkan. Dari definisi tentang perusahaan tersebut, dapatlah dikatakan bahwa ada lima unsure yng penting, yaitu:

1.      Organisasi, berasal dari kata organ yang berarti alat. Adanya sutu alat produksi saja belum cukup untuk menimbulkan organisasi. Setelah dikombinasikan dengan sumber-sumber ekonomi lainnya seperti manusia, bahan-bahan, dan sebagainyatimbullah keharusan untuk mengadakan kerjasama secara efisien dan efektif. Organisasi sebagai suatu bentuk dan hubungannya yang mempunyai sifat dinamis, yang artinya dapat menyesuaikan diri kepada perubahan, pada hakekatnya merupakan suatu bentuk yang dengan sadar diciptakan menusia untuk mencapai tujuan yang sudah diperhitungkan. 

2.      Produksi, yaitu semua usaha yang ditunjukan untuk menciptakan suatu barang. Produksi dibagi menjadi dua, yaitu produksi langsung dan produksi tidak langsung. Produksi langsung merupakan usaha-usaha untuk menghasilkan atau mendapatkan barang secara langsung, ini meliputi produksi primer dan produksi sekunder. Selain produksi langsung terdapat kegiatan lain yang membantu disebut produksi tersier. Ini meliputi perdagangan (perdagangan kecil, besar, impor dan ekspor) dan kegiatan-kegiatan lain seperti distribusi, perbankan, perasuransian, penelitian pasar dan periklanan. Sedangkan produksi tidak langsung ini tidak menaikkan nilai penggunaan ataupun tidak langsung dari alam, tetapi memberikan jasa-jasa yang sangat berguna bagi perusahaan. Sebagai contoh adalah kegiatan yang dilakukan oleh para akuntan, ilmuwan, polisi dan sebagainya.

3.      Menggunakan dan mengkoordinir sumber-sumber ekonomi, pada pokoknya sumber-sumber ekonomi atau fator-faktor produksi yang digunakan oleh perusahaan dapat dikelompokan kedalam 4 macam sumber, yaitu manusia, uang, material dan metode. Keempat sumber ini dikenal dengan sebutan 4 M (man, money, material dan method). Produksi tidak akan terlaksana dengan baik tanpa adanya sumber-sumber tersebut. Semua kegiatan yang ada dalam perusahaan ditunjukan untuk membuat barang dan jasa yang dibutuhkan oleh masyarakat dan mendistribusikannya dengan cepat dan efisien agar memperoleh laba. Laba akan didapatkan apabila perusahaan membuat barang dan jasa yang sesuai denga selera masyrakat untuk memuaskan kebutuhannya. Jadi tugas perusahaan adalah melayani kepentingan masyrakat.

4.      Kebutuhan, meliputi kebutuhan akan barang dan jasa. Sebuah perusahaan tidak akan dapat memenuhi semua kebutuhan menusia, melainkan hanya sebagian saja. Sedangkan sebagian yang lain dipenuhi oleh perusahaan yang lain pula. Misalnya perusahaan roti hanya dapat memenuhi akan kebutuhan makanan saja, perusahaan konveksi hanya dapat memenuhi kebutuhan pakaian saja. Jadi antar perusahaan akan saling membutuhkan satu sama lain.

5.      Cara yang menguntungkan, agar tujuan perusahaan dapat tercapai maka semua aktivitas yang dilakukan haruslah menggunakan cara-cara yang menguntungkan. Artinya cara-cara yang ditempuh tersebut haruslah memperhatikan prinsip-prinsip yang efisien. Pemborosan dan cara-cara yang kurang menguntungkan sebaiknya dihindari. Cara yang menguntungkan bagi sebuah perusahaan belum tentu sama baiknya bagi perusahaan yang lain. Sebab cara yang ditempuhnya berbeda-beda. Perbedaan terletak pada bidang operasinya, alat prosuksinya, tujuan perusahaannya, keuntungan maksimalnya, kesejahteraan anggotanya dan kesejahteraan masyarakatnya.

MANAJEMEN KANTOR

Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis. Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya.

Menurut Drs. Kamisa, kantor berarti: bangunan yang dipakai untuk bekerja yang berkenaan dengan urusan administrasi. Menurut Erns Neufert, bahwa didalam bangunan perkantoran pekerjaan utamanya adalah dalam kegiatan penanganan informasi dan kegiatan pembuatan maupun pengambilan keputusan berdasarkan informasi tersebut. Jadi perkantoran adalah bangunan yang digunakan untuk pekerjaan administrasi dan manajerial.

Manajemen Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.

Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan. Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut sasaran.

Manajemen bukan saja dapat dianggap sebagai suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas, manajemen mempunyai sifat yang unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari ilmu dan aktivitas lainnya.

Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan dari pada langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya.

Pentinganya sistem perkantoran karena :

1.      Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar.

2.      Memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.

3.      Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.

4.      Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting. 

Perencanaan kantor meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus dilakanakan dana cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut. Perencanaan kantor dapat meliputi perencanaan prosedur, perbekelalan dan tata ruang kantor.